Ordning och reda i E-post hantering.
Ofta har man en e-postlåda som fylls på och svärmar över vilket medför att hela datorn blir seg och tappar farten.
Är man ett mindre företag och all typ av e-post till sig så bör man se över sin hantering och skaffa sig en e-post policy eller på ren svenska ett sätt att hantera och få koll på sin E-post.
Kommer här att ge lite tips och idéer på hur man kan förenkla för sig själv och få en struktur på sin e-post. Allt är baserad på gratis eller väldigt billiga tjänster så man inte kan skylla på att det kostar en massa. Visst finns det andra alternativ som kostar en del men denna artikel är till för de företag som precis är i startgroparna eller inte har någon IT-avdelning.
Förutsättningar:
Minimal kostnad
Enkelt
Krav:
Enkelt att hantera
Överskådligt
Snabbt
Tydligt ut mot kunderna
Åtkomst var man än är
Då startar vi !
För det första så skaffar vi oss en domän och webbhotell om vi inte har det sen innan. Vi kommer att i denna artikel använda oss av web10.se som webbhotell som är ett billigt alternativ som fungerar utmärkt till mindre företag. Kommer inte att gå igenom beställningsprocessen där.
Web10.se har visserligen så att man kan sätta upp e-post konton hos dom med alla funktioner som vi efterfrågar men i vårt fall här kommer vi att skaffa ett konto hos Google, ett gmail adress. Detta då vi vill kunna hämta mail till detta konto från flera olika pop3-konton (e-post lådor) med automatik. Vi har tänkt behålla dom e-post konton som vi har idag om det nu är telia.com, glocalnet.net eller något annan e-post konto från vår Internet leverantör.
Då börjar vi med att registrera ett konto hos google.com. Tror inte att ni behöver en vägledning för att skaffa detta. ( I så fall kommer jag att skriva en egen artikel om det)
När vi väl har fått kontot och loggat in så är det dags att planera lite.
Beroende på vilken typ av företag man har och vilken typ av e-post som man kan tänka sig få.
Kommer att här ta ett exempel på en liten redovisningsfirma som har ett antal kunder. Hemsidan är klar och är i fullt bruk. Använder idag en e-postadress hos telia,exempelredovisning@telia.com. Men nu vill dom har egna e-postadresser och en ansvarig ska ha kontroll på den gamla e-post adressen och några gemensamma. Det är denna personen vi kommer lägga lite extra energi på för att få det att fungera enkelt för. De övriga kan göra en liknande lösning men med mindre kopplingar.
Först fundera vi på vilka funktioner och e-post adresser som personen ska ha.
Följande e-post adresser ska finnas
info@exred.se
kundsupport@exred.se
sale@exred.se
namn@exred.se som är personens privata e-post
Samt att den gamla e-post adressen ska kontrolleras.
Då loggar vi först in på web10.se och deras kontrolpanel och skapar våra e-post adresser som ska kopplas till det kontot som vi startade på gmail.com.
Det vi ska skapa är mailalias som det heter hos web10.se men kan ha andra namn hos andra leverantörer. Ex på så kan det kallas för eftersändning och vidarebefordran.
Vi fyller i info i översta rutan och i alternativet under så skriver vi i vår gmail adress. Vi gör om proceduren med kundsupport , sale och namn.
Då var den delen klar och vi lämnar web10.se tillsvidare.
Logga in på vårt konto hos gmail.
Väljer redigera Etiketter som fungerar som mappar i Outlook.
Nu skapar vi ett antal mappar som vi ska sortera in våra e-post i. Vi skapar info, kundsupport, och sale tillsvidare. Det går att fylla i fler efterhand men vi nöjer oss tillvidare.
Vi går nu in på inställningar som finns längst upp till höger och väljer fliken Konton för nu ska vi skapa en funktion som innebär att vi kan styra från vilken e-post adress som vi ska skickar e-posten ifrån. Med denna funktion så kan man styra kunderna lite till vilken e-post som gäller för olika ärenden.
Så vi trycker på lägg till e-postadress och få upp en ruta där vi fyller i Info Exred.se och i raden under info@exred.se. Vi gör likadant med kundsupport,sale namn och den gamla e-post adressen. Nu ska vi fått ett antal e-post till oss där vi ska bekräfta att det stämmer med de uppgifter som vi har lagt in. Det är bara att öppna e-posten och trycka på länken i e-posten. Måste göra det på alla e-posten.
Vi väljer även vilken e-postadress som ska vara standard, i detta fall väljer vi den privata e-post adressen namn@exred.se. Då vi troligtvis kommer att skicka mest ifrån denna adress. Vi bockar även för alternativet ”Svara från samma adress som meddelandet skickades till” så kan vi besvara alla e-post med rätt adress. Om det skulle vara ett undantag så går det att ändra i varje e-post som ska skickas. Men det är lämpligast att besvara kunden med samma e-post adress som dom har skickat till.
Nu passar vi även på att fylla i att gmail ska hämta e-posten i den gamla e-post lådan också. Då behöver vi förstås inloggningsuppgifterna till detta konto.
Vi trycker på lägg till annat mailkonto och fyller i de uppgifter sin efterfrågas. Glöm inte att bockar för Ge inkommande meddelande en etikett och arkivera inkommande meddelanden(hoppar över Inkorgen) så har vi fixat till sorteringen på detta konto.
Då kan vi hoppa över till fliken filter där vi ska fixa till så att e-posten sorteras. Tryck på skapa ett filter och då får vi upp ett formulär som vi ska fylla i. Vi fyller i fältet Till: och där skriver vi ininfo@exred.se och trycker på nästa steg och där väljer vi i ”Använda etikett” etiketten Info och bockar även för ”hoppa över inkorgen”. Och trycker på skapa filter.
Sen gör vi likadant med de övriga kundsupport och sale.
Nu är vi klara. Och kan börja använda vår e-post på ett effektivt och överskådligt sätt.
Det finns flera funktioner som man kan utnyttja men detta är grunden till en E-policy som vi tycker känns rätt. Om det känns krångligt eller om ni vill ha en egen utvecklad E-policy så kan vi hjälpa er att se till att det fungera för ert ändamål.
Ni kan sedan komma åt er e-post var ni än är. Det finns även ett program till de flesta mobiltelefonerna som gör att ni enkelt kommer åt er e-post ifrån mobilen. Så nu kan ni inte ursäkta er att ni inte har möjligheten att läsa e-post.
Kontakta oss gärna på någon av våra e-post adresser för ni vet nu att vi har koll på vår e-post!